Leitfaden zur Vorbereitung von
Teamtreffen, Klausurtagungen oder Strategieworkshops
Du hast in deinem Team ein Treffen zu einem wichtigen Thema vorgeschlagen und jetzt sollst du es auch noch moderieren? Du weißt aber nicht genau, wie du das angehen sollst, sodass sich alle einbringen können und ihr vorankommt?
Dann habe ich hier ein paar Anregungen für dich, wie du deinen Teamtag, eine Klausurtagung oder einen Strategieworkshop gestalten und vorbereiten kannst.
Inhalt:
1. Ziele und Themen eines Team-Workshops finden
Was ist die Absicht oder das Ziel? Diese Frage sollte immer am Anfang eines Workshops stehen. Selbst, wenn das Thema schon klar ist, frag dich noch mal ganz bewusst:
Warum trefft ihr euch überhaupt? Was ist der Bedarf, der dahintersteht, oder ein Ergebnis, das du dir wünschst?
Dabei kann es helfen, in die Zukunft zu denken: Stell dir vor, es ist der Tag nach dem Workshop und du bist super zufrieden. Es hätte nicht besser laufen können! Und dann frag dich: Was ist genau passiert, dass du so zufrieden bist?
Diese Übung kannst du sehr gut zusammen mit deinem kompletten Team und sogar mit weiteren Stakeholdern oder Zielgruppen machen. Wenn du die Teilnehmer*innen schon in der Vorbereitung aktiv einbeziehst, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass dein Workshop einen wichtigen Bedarf trifft.
Mach dir das Ziel bei der Vorbereitung immer wieder klar und kommuniziere es auch in der Einladung an die Teilnehmer*innen. So haben alle eine ähnliche Erwartung an den Workshop.
Wichtig: Sei ehrlich und transparent! Alles andere führt schnell zu Frust und kann sogar manipulativ sein. Wenn eine Entscheidung z.B. schon getroffen wurde und du dein Team trotzdem noch zu einer Ideenfindung einlädst, die die Entscheidung eigentlich nur bestätigen soll, ist das ziemlich unfair.
2. Teilnehmer*innen: wen lade ich (nicht) ein?
Ein Workshop lebt von seinen Teilnehmer*innen – sonst könntest du schließlich auch einfach eine Email schicken oder einen Vortrag halten. Lade deshalb ganz bewusst zu dem Workshop (und zur Vorbereitung, siehe oben) ein.
Welche Perspektiven sollten unbedingt Teil des Gesprächs sein? Macht ein Blick von außen ggf. Sinn? Muss wirklich jede*r aus dem Team dabei sein? Je früher du die richtigen Personen einbeziehst, desto wirkungsvoller und nachhaltiger werden die Ergebnisse deines Workshops.
3. Wie plane ich den Ablauf eines Workshops?
Es hilft, sich einen „Flow“ oder eine Dramaturgie zu überlegen. Denn ein Workshop hat verschiedene Phasen, die die Teilnehmer*innen durchlaufen.
Wie könnte die Reise durch deinen Workshop aussehen und was braucht es in den verschiedenen Phasen?
Du kannst dir den Prozess wie eine Wanderung vorstellen: Ihr startet am Fuß eines Berges, es geht in geschwungenen Wegen hinauf und ihr seht immer mehr. Auf dem Gipfel habt ihr einen super Ausblick und gewinnt ein neues Bild von der Umgebung. Danach fällt die Steigung, bis ihr auf der anderen Seite im Tal angekommen seid.
Natürlich kannst du dir auch eine eigene Metapher oder eine ganz andere Landschaft für deinen Workshop ausdenken.
4. Workshop-Methoden: Welche gibt es und worauf muss ich achten?
Es gibt eine Vielzahl an Methoden und Werkzeugen, die ich hier nicht alle aufzählen kann. Wichtig ist aber: Werkzeuge sind zweitrangig. Sie sollten immer der Absicht dienen!
Ein paar Basics, die du parat haben solltest, sind:
eine Check-In Methode zum Vertrauen schaffen und Warmwerden
eine Methode, um ein Thema oder Problem zu erkunden
eine Methode, um Ideen zu sammeln
eine Methode zum Verdichten, Auswählen/Entscheiden, Verabschieden
eine Check-Out Methode zum Feedback geben und abschließen
Bei der Auswahl der Methoden kannst du darauf achten, dass sie
zum Flow der Gruppe passen (siehe oben): Du kannst z.B. speziell nach Methoden für verschiedene Phasen suchen
verschiedene Sinne aktivieren, den ganzen Körper und Emotionen einbeziehen: Ein Brainstorming direkt nach der Mittagspause im Sitzen könnte z.B. recht zäh werden. Wie wär’s stattdessen mit einem Walk & Talk an der frischen Luft?
verschiedene Persönlichkeiten sowie Körper ansprechen: Einige Methoden sind für manche Leute einfach unangenehm, triggern sogar oder sind schlicht körperlich nicht machbar. Du kannst daher die Teilnehmer*innen schon bei der Vorbereitung vertraulich fragen, was sie zum Mitmachen von dir brauchen und was No-Gos sind. Die Frage für dich ist: Wie können alle Teilnehmer*innen ihre Potenziale entfalten und sich einbringen?
Machtdynamiken berücksichtigen: Macht ist immer ein unsichtbarer Gast in Workshops und hat einen großen Einfluss darauf, wie die Teilnehmer*innen sich beteiligen. Seien es organisationsinterne Hierarchien oder gesellschaftliche Strukturen wie Klassismus, Sexismus, Rassismus, Ableismus, uvm. Sei bei der Auswahl der Methoden deshalb sensibel für diese Realitäten.
Insgesamt gilt: weniger ist mehr!
Nutze lieber ein paar einfache Methoden, mit denen du dich wohlfühlst, anstatt dich und die Teilnehmer*innen zu überfrachten.
Inspiration gibt es z.B. auf diesen Plattformen:
Diese einfache Liste versammelt eine Vielzahl an Gruppenmethoden, die nach verschiedenen Kategorien verschlagwortet sind.
5. Den richtigen Rahmen schaffen: Workshop-Räume gestalten
Räume sind nie neutral und haben einen großen Einfluss darauf, wie wir uns fühlen und verhalten. Wenn du z.B. einen Dialog auf Augenhöhe herstellen willst, ist ein Rednerpult oder ein rechteckiger Tisch, an dem sich die Teilnehmer*innen frontal gegenübersitzen, eher kontraproduktiv.
Der Raum sollte dein Ziel unterstützen und deine Teilnehmer*innen willkommen heißen. Selbst wenn du nur begrenzte Möglichkeiten hast, kannst du jeden Raum durch ein paar einfache „Hacks“ für deinen Workshop anpassen. Z.B. indem du das Mobiliar entfernst oder neu anordnest, Blumen in die Mitte stellst, Musik anmachst, etc. Der Kreativität sind keine Grenzen gesetzt!
6. Vorlage für deine Workshop-Planung
Wie genau du den Ablauf planst, ist Geschmackssache. Manche brauchen es ganz genau, manche mögen es eher skizzenhaft.
Ein gutes Gerüst für einen Moderationsplan bilden folgende Überschriften:
Warum (Ziele/Absicht)
Was (Inhalt/Thema)
Wie (Methoden/Wege)
Materialien
zeitlicher Rahmen
konkrete ToDos und
Zuständigkeiten für jeden Punkt (das ist besonders wichtig, wenn man mit anderen Personen zusammen moderiert)
Wichtig: Dieser Ablaufplan ist intern, also für dich als Moderator*in gedacht. Die Teilnehmer*innen bekommen eine kurze, abgespeckte Agenda.
⬇️ Hier kannst du dir meine Vorlage für einen Moderationsplan herunterladen:
Es gibt außerdem noch zwei digitale Tools, die ich hilfreich finde:
Idoarrt (EN): Wenn du eher der skizzenhafte Typ bist, kann ich dir idoarrt sehr empfehlen! Das Tool stellt die wichtigsten Fragen, ist einfach und unkompliziert.
Session Lab (EN): Session Lab ist eher etwas für Fortgeschrittene. Die cloudbasierte Plattform eignet sich besonders für das Planen digitaler Workshops und bei Co-Moderationen. Hier kannst du super schnell einen Ablaufplan aus fertigen Bausteinen zusammensetzen und sie verschieben, mit anderen daran arbeiten und sogar die Zeit während des Workshops im Blick behalten. Leider ist in der kostenlosen Version nicht alles davon enthalten.
Hinweis: Ein Plan ist nur ein Plan. Dinge laufen in Realität oft anders, brauchen länger oder kürzer. That’s life 😉 Stell dich mental darauf ein und plane mit einem Puffer.
7. Moderieren ohne Stress
Moderieren erfordert sehr viel Konzentration und nimmt oft unsere ganze Aufmerksamkeit in Anspruch. Plane den Workshop deshalb so, dass du Unterstützung hast und dich währenddessen nicht noch um tausend Kleinigkeiten kümmern musst.
Was immer du brauchst, um gut moderieren zu können: nimm es dir!
Du brauchst vor dem Workshop 5 Minuten, um dich zu sammeln? Dann bitte eine*n Kolleg*in, die Teilnehmer*innen zu begrüßen, während du dich kurz zurückziehst.
Es kann auch sinnvoll sein, in der Workshop-Vorbereitung eine Person anzusprechen, die
mit dir zusammen moderiert
für die Dokumentation zuständig ist
Zeitwächter*in ist
dir beim Auf- und Abbau hilft
sich um die Technik kümmert
…
Das waren meine 7 Tipps zum Vorbereiten von Team-Workshops.
Zu welchem Thema wünscht du dir noch Tipps? Fehlt dir irgendetwas in meinem Artikel oder habe ich etwas nicht richtig dargestellt? Schreib mir eine Email, ich freue mich auf dein Feedback: info@lindaweichlein.com
Ich wünsche dir ganz viel Erfolg bei deinem Workshop!
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