Meetings, die weiterbringen: 7 intergalaktische Tipps für Teams in NGOs

...schreibt eigentlich irgendjemand mit?!

Meeting-Strudel.  Collage © Linda Weichlein 2025.

Raus aus dem Meeting-Strudel

Letztens habe ich versucht, mit einer Freundin einen Arbeitstermin zu finden. Das war nicht einfach, weil ihre Tage schon komplett mit Meetings gefüllt waren. Diesen Meeting-Strudel kenne ich gut aus meiner Zeit als Angestellte. 

Produktiv war das selten: viele Kolleg*innen waren abgehetzt und genervt, weil mit jeder Besprechung der Aufgabenberg wuchs. Gleichzeitig blieb keine Zeit, ihn abzuarbeiten. Vorbereitet hatte das Ganze auch niemand und am Ende kam oft die Frage: „…hat irgendjemand mitgeschrieben?“ Nö, meistens nicht. 

Wenn es Ergebnisse gab, wurden sie zusammen mit der Energie des gesamten Teams in schwarze Löcher gesaugt und waren nie wieder gesehen. 

Das ist jedoch harmlos im Vergleich zu den richtig schlimmen Meetings. Ich erinnere mich z.B. noch an eine digitale Teambesprechung, in der ich meine Kamera ausmachen musste, weil ich vor Demütigung und Überarbeitung so geheult habe. Und ich könnte hier noch eine lange Liste an frustrierenden, verstörenden und verletzenden Meeting-Erfahrungen anfügen - auch die von Kolleg*innen.

Gleichzeitig habe ich mich oft dabei ertappt, selbst bei jeder Gelegenheiten erstmal ein Meeting einzuberufen. Aber warum eigentlich?

Meeting-Kultur: Besprichst du noch oder arbeitest du schon?

Studien zeigen, dass Menschen in Leitungspositionen bis zu 23 Stunden pro Woche in Meetings verbringen, Tendenz steigend. 23 Stunden! Kein Wunder, dass Führungskräfte in Teilzeit so gestresst sind. 

Doch egal ob Leitungsposition oder nicht: Besprechungen wirken sich erheblich auf unser Arbeitsklima aus. Denn Meetings sind oft der Ort, an dem neue Ideen sprudeln oder im Keim erstickt werden. Hier wachsen Teams zusammen oder brechen auseinander, Ungerechtigkeiten werden angegangen oder zementiert. Entscheidungen werden getroffen oder hin- und hergeschoben. 

Es geht also um mehr als unsere Terminkalender: 

• unsere eigene Zufriedenheit darüber, wie wir unsere Zeit und Energie sinnvoll einsetzen,

• um die Verbindung zu und Zusammenarbeit mit unseren Mitmenschen und

• um unsere Fähigkeit als Gesellschaft, wichtige Aufgaben mit all unseren Talenten, Perspektiven und Ressourcen gemeinsam zu lösen.

Meetings mit Ziel: Auf zu neuen Sternen

Und deshalb machen wir immer noch Meetings: weil wir weiterkommen wollen, und zwar gemeinsam. In jedem Meeting steckt die stille Hoffnung, dass wir verstanden werden, Konflikte lösen, Klarheit finden – oder einfach das Gefühl haben, gemeinsam etwas zu bewegen. Dass wir am Ende sagen können: Jetzt wissen alle, was zu tun ist. Ich muss nicht alles alleine machen. Jetzt geht's voran.

Das Problem ist: Die meisten Meetings sind wie Raumschiffe, die auf der falschen Flugbahn umhertrudeln. Die Ziele sind da, doch der Weg dorthin passt einfach nicht. 

...ganz ohne Raketenwissenschaft!

Wir brauchen also weniger (!!!) und dafür bewusst gestaltete Meetings, die uns auf eine andere Flugbahn bringen. Daraus kann man eine Raketenwissenschaft machen - es gibt sogar ein Cambridge Handbook for Meeting Science. Meiner Erfahrung nach helfen jedoch schon kleine Veränderungen, um Meetings neues Leben einzuhauchen. Hier kommen deshalb:

Sieben intergalaktische Tipps für bessere Team-Meetings ✨

1. Guardians of the Meeting Galaxy: Um es frei nach Priya Parker zu sagen: Meetings zu hosten ist keine gechillte Sache, die von selbst läuft. Wie auf einem Raumschiff muss jemand den Kurs überwachen, schauen, dass nicht zu viel Treibstoff verbraucht wird und dass es der Crew gut geht. Es braucht deshalb bestimmte Rollen, die den Rahmen des Meetings und seine Teilnehmenden schützen. Mindestens mal eine Moderation und eine*n Zeitwächter*in.

2. Mission: Teilnehmer*innen wollen wissen, warum ihr euch trefft, was die Ziele sind und was der Mehrwert für ihre Arbeit ist. Das bedeutet: Meetings starten mit einer klaren Einladung und müssen vorbereitet werden. Niemand meldet sich gerne freiwillig für eine Weltraummission ohne klares Ziel.

3. Crew: Hinterfrage immer, wen du einlädst. Sind alle diese Personen relevant für das Ziel des Meetings? Welche Perspektiven oder (Entscheidungs-)Kompetenzen fehlen? Du brauchst nicht für jedes Meeting die komplette Crew und schon gar keine Weltraumtourist*innen, die nur mal gucken wollen (=Treibstoffverschwendung!).

4. Astronaut*innen sind keine Roboter, sie brauchen Sauerstoff, Verpflegung, Bewegung, Unterhaltung und sie müssen auch mal. Wer das nicht auf dem Schirm hat, darf sich über Meutereien nicht wundern.

5. Start und Landung sind extrem wichtig, um einen Rahmen für das Meeting zu stecken. Helfen können z.B. einfache (und kurze!) Rituale wie Checkin- und Checkout-Runden.

6. Brafe Spaceshuttle: Emotionen, Macht und soziale Unterdrückungsmechanismen sind Kräfte, die überall auf unsere Flugbahn wirken und unsere Crew unterschiedlich betreffen. Eine gute Crew hat dafür Antennen, berechnet diese Kräfte ein und geht achtsam und weitsichtig mit ihnen um, statt sie zu ignorieren. Und ja, auch Konflikte gehören dazu!

7. Logbuch: Legt vorher fest, wie ihr wichtige Prozesse, Entscheidungen, Informationen und Aufgaben dokumentieren wollt. Klassische Protokolle sind zwar sehr genau, verschwinden jedoch oft in Schubladen. Besser sind Dokus, die während des Meetings entstehen und gemeinsam befüllt werden. Z.B. Vorlagen für Handlungspläne oder eine Sammlung von wichtigen Punkten an einer (digitalen) Wand.

Meeting-Kultur zu verändern braucht Zeit. Aber vielleicht kannst du bei der nächsten Besprechung zumindest mit einem dieser Punkte anfangen. Und dafür zwei andere Meetings einfach mal absagen.

Mehr Ressourcen für Meetings, die dich und dein Team weiterbringen:

 🚀 Damit du deine nächste Meeting-Mission besser planen kannst, habe ich eine Vorlage zum Vorbereiten von Besprechungen auf meine Website gestellt - zum Herunterladen, Benutzen und Anpassen. Inklusive Handlungsplan, den du am Ende des Meetings mit deinem Team befüllen kannst. (DE)

💬 „Hilfe, ich muss moderieren!“ Wem dieser Satz als erstes durch den Kopf fährt, denen empfehle ich diesen kurzen Moderations-Reader von stuhlkreisrevolte. Denn: Moderation kann man lernen. (DE)

💾 Welche Meeting-Formate gibt es überhaupt? Diese Zusammenstellung der Kolleg*innen von socius gibt einen guten Überblick über bekannte und weniger bekannte Formate. Vielleicht ist etwas passendes für dein Team dabei. (DE) 

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Dieser Text wurde zuerst in meinem Newsletter messy projects, Ausgabe 10 am 13.11.2025 veröffentlicht. Du willst meinen kompletten Newsletter einmal im Quartal erhalten? Dann melde dich hier an:

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